莒南司发〔2020〕42号
县直各行政执法部门：
为加强行政执法案卷管理工作，进一步规范行政执法行为，现将山东省司法厅、山东省档案局联合印发的《山东省行政执法案卷管理办法》转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
莒南县司法局 莒南县档案局
2020年12月20日
（此件公开发布）
临沂市司法局 临沂市档案局关于转发《山东省司法厅山东省档案局关于印发<山东省行政执法案卷管理办法>的通知》的通知
市直各行政执法部门（单位），各县区司法局、档案局，临沂高新技术产业开发区管委会，临沂经济技术开发区管委会：
为加强行政执法案卷管理工作，进一步规范行政执法行为，现将山东省司法厅、山东省档案局联合印发的《山东省行政执法案卷管理办法》转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
临沂市司法局 临沂市档案局
2020年11月13日
山东省司法厅 山东省档案局关于印发《山东省行政执法案卷管理办法》的通知
省政府各部门、各直属机构，各市司法局，各市档案局：
现将《山东省行政执法案卷管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
山东省司法局 山东省档案局
2020年10月26日
山东省行政执法案卷管理办法
第一章总则
第一条 为加强行政执法案卷管理工作，进一步规范行政执法行为，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国行政强制法》《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国档案法实施办法》《山东省档案条例》《山东省行政程序规定》等相关法律法规规章，结合本省实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本省行政执法案卷材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。法律、法规、规章或者国家部委文件另有规定的，从其规定。
本办法所称行政执法案卷，是指行政执法主体对实施行政处罚、行政许可、行政强制、行政检查、行政征收征用等行政执法过程中直接形成的，反映行政执法情况、体现行政执法过程、有保存价值的各种载体、形式的行政执法文书、证据等历史记录材料进行收集、整理、归档后的卷宗，包括通过行政执法信息系统形成的行政执法电子卷宗。
第三条 县级以上档案主管部门、司法行政部门依据各自职责，对本行政区域内行政执法主体的行政执法案卷管理工作进行指导、监督。
第四条 行政执法主体负责本单位行政执法案卷管理工作，确定管理机构和人员，实行专人负责，建立收集、整理、归档、保管、保密、借阅、移交、鉴定、销毁等行政执法案卷管理制度，保障必需的场所、设施和经费。
第五条 行政执法主体应当加强行政执法信息化建设，将行政执法活动纳入行政执法信息化系统，逐步实现行政执法案件网上办理、行政执法案卷存量数字化和增量电子化管理。
第二章归档管理
第六条 行政执法案卷材料收集和整理应当在行政执法事项办结后3个月内完成，制作归档材料目录清单，并按本单位案卷管理规定移交归档。
第七条 行政执法案卷的归档范围，由各行政执法主体参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《山东省行政执法全过程记录办法》等规定制定。
第八条 行政执法案卷的归档、整理，原则上实行一案一卷，根据行政执法行为种类，按照年度、机构（问题）排列。材料多的行政执法案卷，可以一案多卷，每卷单独编卷号。
行政执法案卷涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，按照相关法律法规规定管理。可以一案二卷，即正卷和副卷。其中正卷是在案件处理过程中形成的证据材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。
适用简易程序或者行政检查等形成材料较少的行政执法案卷，可按类别、时间、事由等分类整理、归档，分别集中汇集成卷，实行多案一卷。
行政处罚过程中的投诉举报办理、行政检查、行政强制措施或者行政强制执行文书材料，可以归入行政处罚卷宗，不单独整理。
第九条 归档材料应当内容真实、签署完备、印鉴齐全，任何人不得涂改、伪造、损毁行政执法案卷材料。
行政执法案件承办机构、承办人员对归档材料的完整性、准确性和系统性负责。归档材料遗漏或者不符合要求的，应当补正。
对于归档材料中的复印件、影印件、抄录本，与原件核对无误的，加盖“本件与原件相符”字样的证明章，注明日期、证据出处，并由有关行政执法人员签名。依据有关规定无需核对原件，或者仅需对材料信息进行其他形式核验的，无需加盖该类证明章。
第十条 卷内归档材料可以按照上级主管部门规定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照归档材料形成的时间先后顺序排列，或者按照结论性文件、证据材料和其他有关材料等顺序排列。
第十一条 行政执法案卷的收集、整理应当符合档案工作标准要求，按照现行档案管理规范执行。
列入文书档案归档整理范围的行政执法案卷，按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行整理。
进行专门管理的行政执法案卷，按照《文书档案案卷格式》
(GB/T9705-2008）进行整理。
凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。无法装订的，应当放入证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息后附卷保存。
不便附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等材料，应当规范整理后，集中统一管理，并在卷内备考表中注明内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。
第十二条 整理完毕的行政执法案卷应当及时移交档案管理人员，经验收合格后，办理交接手续。
第十三条 行政执法案卷要按照国家有关规定，定期移交同级国家综合档案馆。
第三章电子案卷
第十四条 对永久保管、30年保管期限的纸质案卷，应积极开展档案数字化工作，数字复制件应符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017）要求。
第十五条 行政执法信息系统应当按照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）的基本功能要求设置案卷管理模块或者系统，实现电子案卷的捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管和检索利用，并采取措施有效保障电子案卷的真实性、完整性、可用性和安全性。
第十六条 行政执法电子案卷的归档范围按照第二章有关规定执行，收集、整理、归档、编目、存储、备份、转换与迁移等按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894一2016)执行。
满足本办法第十五条规定的行政执法信息系统形成的案卷可以直接归档。
第十七条 行政执法案卷同时存在电子案卷与纸质案卷的，二者应当在内容及版面格式上保持一致。
第四章保管利用
第十八条 各级行政执法主体应当配置足够的符合安全保管条件的库房和装具，以及保存声像等特殊载体案卷资料的专用设备。在日常案卷保管工作中，应当严格按照国家规定控制案卷库房温湿度，采取防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防强光及紫外线照射、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠等）等措施，确保案卷安全，同时延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施，库房内不得存放与案卷无关的物品。
第十九条 对已经归档的行政执法案卷，不得修改案卷内容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。确实需增加案卷文件材料的，应当在征得行政执法主体负责人书面同意后，按照立卷归档的相关规定办理，并说明情况。
第二十条 行政执法案卷原则上不予外借，因行政复议、诉讼、执法检查、案卷评查等原因需要利用行政执法案卷的，应当经行政执法主体负责人同意。利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾划、圈点、污损案卷，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定处理。
第二十一条 行政执法案卷不向社会开放。需要查阅执法案卷的单位或者个人，应当按规定办理查阅手续，经同意后在档案保管单位内查阅。查阅中如需摘抄或者复印有关内容，应当经行政执法主体负责人批准，同时要在查阅登记中注明用途。
第五章鉴定销毁
第二十二条 行政执法主体应当及时对保管期限届满的行政执法案卷进行鉴定销毁。未经鉴定，不得擅自销毁行政执法案卷。
第二十三条 行政执法案卷鉴定工作由行政执法主体负责人、案件办理机构负责人、案卷管理人员等组成案卷鉴定小组组织实施。经鉴定仍有保存价值的行政执法案卷，应当延长保管期限继续保存；经鉴定无保存价值的行政执法案卷，应当制作销毁清册，提出销毁报告，经行政执法主体主要负责人批准后进行销毁。
第二十四条 销毁行政执法案卷，应由本机关档案管理机构和案件办理机构共同派人监销。应当指定两名以上监销人员，监督销毁案卷的全过程，并在销毁清册上签字。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册和销毁报告应当永久保存。
第六章附则
第二十五条 本办法自印发之日起施行。
