莒南综执发〔2025〕15号

莒南县综合行政执法局货物验收制度

第一章总则

1.为规范货物验收流程，明确相关责任，确保入库货物的数量准确、质量合格、单据齐全，防止不合格品流入生产或销售环节，特制定本制度。

2.本制度适用于所有采购、调拨等途径进入仓库或直接使用部门的所有货物的验收工作。

3.基本原则：

及时性：货物到达后，必须在规定时限内完成验收。

准确性：验收必须严格按照采购订单、合同、送货单等依据进行，确保数量、规格型号等信息无误。

客观性：验收人员应独立、客观地执行验收，不受其他部门或个人干扰。

全面性：验收应包括单据核对、外观检查、数量清点、质量检验（按需）等环节。

可追溯性：所有验收过程和结果必须有清晰、完整的记录。

权责分离：采购、收货、验收（含质检）、仓储、财务等职责应由不同人员或部门担任，形成相互监督制约机制。

第二章职责分工

4.采购部门：

提供有效的采购订单、合同（含质量标准、验收条款）、供应商信息。

通知仓库或收货部门预计到货信息（时间、品种、数量、供应商）。

协调处理供应商送货异常、质量争议及退换货事宜。

5.仓库/收货部门：

负责接收货物，核对送货单信息（供应商名称、订单号、货物名称、规格型号、数量等）与采购订单是否一致。

负责货物外观初步检查（包装是否完好、有无破损、雨淋、污染等明显异常）。

负责货物的数量清点（全点或按规则抽点）。

组织或通知质检人员进行质量检验（如需）。

将验收合格的货物及时入库，并准确记录库存信息。

对验收不合格或存在疑问的货物进行隔离存放，并标识清楚。

及时将验收结果（含单据）传递给相关部门（采购、质检、财务等）。

6.质量检验部门：

依据采购订单、合同、技术标准、检验规范等，对需要检验的货物进行质量检验（包括抽样、测试、测量等）。

出具清晰、明确的《检验报告》，判定货物合格与否。

对不合格品进行标识、记录，并通知仓库、采购等相关部门。

参与质量问题的分析和处理。

7.使用部门（如直接收货）：

若货物直接送达使用部门（如大型设备、特定物料），使用部门需承担仓库的收货和初步验收职责（单据核对、外观检查、数量清点），并通知质检（如需）和仓库（办理入库或消耗手续）。

8.财务装备科：

依据完整、有效的验收单据（入库单、检验报告等）进行付款审核。

第三章验收流程

9.前期准备：

仓库/收货部门根据采购部提供的预计到货信息，提前准备收货区域、搬运工具、人员。

仓库管理员准备好相关的验收单据（如《收货单》、《入库单》）和记录工具。

质检部门（如需）准备好相关的检验标准、工具和设备。

10.货物接收与单据核对：

供应商送货时，仓库/收货人员首先要求供应商提供有效的送货单。

关键步骤：仔细核对送货单上的信息（供应商名称、采购订单号、物料编码、物料名称、规格型号、单位、数量、生产日期/批号/序列号（如有））是否与采购订单完全一致。不一致之处需立即与采购部及供应商沟通确认。

检查随货文件（如合格证、质检报告、说明书、保修卡等）是否齐全（按合同要求）。

11.外观检查与数量清点：

外观检查：检查货物外包装是否完好无损，有无变形、破损、水渍、油污、锈蚀等异常情况。如发现异常，应立即拍照取证，并在送货单和收货记录上注明。

数量清点：

全点：对于价值高、数量少、易损或关键物料，原则上应全部清点。

抽点：对于价值较低、包装规范、数量大的货物，可按预先规定的抽样方案（如按比例、按层）进行抽查。抽检比例应根据物料重要性、供应商绩效、包装情况等因素确定（例如：5%-10%或更高）。若抽检中发现差异，应扩大抽检范围或进行全点。

清点数量必须与送货单、采购订单核对一致。清点结果应在送货单上签字确认（仅代表收到，不代表验收合格）。

12.质量检验（按需）：

对于需要质量检验的货物（根据物料性质、合同规定、公司制度确定），仓库/收货部门应及时通知质检部门。

质检人员依据相关标准进行检验，并填写《进料检验报告》或类似记录。

检验结果应清晰标注：合格、不合格、特采（让步接收）、挑选使用等。

检验应在规定时限内完成（如24小时、48小时）。

13.验收结果判定与处理：

合格：单据齐全、核对一致。

外观检查无异常。

数量清点无误。

质量检验合格（如需）。

仓库人员办理正式入库手续，在系统中录入入库信息，打印《入库单》。入库单需由仓库管理员、质检员（如涉及）、送货人（或确认）签字。

不合格：单据不全或严重不符。

外观检查发现严重破损、污染等。

数量短少超出允许误差范围。

质量检验不合格。

仓库人员将不合格货物移至“待处理区”或“不合格品区”，清晰标识（物料信息、问题描述）。

仓库填写《货物验收异常报告》（或类似表单），详细记录异常情况（附照片等证据），及时通知采购部和质检部（如涉及）。

采购部负责与供应商联系，协调退换货、补货或索赔等事宜。重大质量问题需报告上级主管。

未经批准，不合格货物严禁入库或使用。

待判定/待处理：单据有轻微不符待确认。

数量有微小差异待核实。

质量检验需要进一步验证。

此类货物应隔离存放，标识清楚，相关部门尽快处理。

14.入库与记录：

验收合格且手续齐全的货物，由仓库人员及时、准确地将货物存放至指定库位。

在仓库管理系统或台账中完成入库操作，确保库存信息实时、准确。

所有验收单据（送货单、采购订单复印件、入库单、检验报告、异常报告等）必须整理归档，妥善保存，保证可追溯性。保存期限应符合公司档案管理规定。

第四章特殊情况的处理

15.紧急放行：

因生产急需，个别物料在未完成全部验收程序（尤其是质量检验）前需要使用的，必须履行严格的审批程序。

由使用部门提出书面申请，说明原因，经相关部门（采购、质检、技术、生产）评估风险并会签，报授权领导批准。

紧急放行的物料必须清晰标识，单独存放或可追溯。一旦后续检验不合格，必须立即停止使用，并追回已用物料（如可能）。

16.无单收货：

原则上禁止无采购订单收货。

特殊情况（如紧急采购、订单未及时下达），需经单位主要领导书面（邮件/签字）确认后，仓库方可收货，但必须立即补办采购订单。

收货时必须详细记录货物信息，并注明“无单收货”及批准人。

第五章验收工具与记录

17.主要工具：

采购订单、合同

送货单、装箱单、运单

收货单（或到货登记本）

入库单

进料检验报告/质量验收单

货物验收异常报告

相机（用于取证）

18.记录要求：

所有记录必须真实、准确、完整、清晰、及时。

必须由操作人员本人签字或盖章确认。

关键信息（如物料编码、名称、规格、数量、批号/序列号、供应商、日期、验收结果、异常描述、处理意见）必须填写完整。

记录应按规定存档，便于检索和追溯。

第六章监督

19.内部监督：

仓库主管、质检主管、财务部门应定期对验收过程和记录进行检查。

内审部门应将货物验收流程纳入内审范围。

对于玩忽职守、弄虚作假、收受贿赂等行为，按公司规定严肃处理，造成损失的追究赔偿责任。

第七章附则

20.生效日期：本制度自发布之日起生效。原有相关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。