镇直各部门：

现将《莒南县团林镇档案管理暂行办法》印发给你们，请认真遵照执行。

莒南县团林镇人民政府

2020年6月6日

（此件公开发布）

莒南县团林镇档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为加强全镇档案管理工作，确保档案管理规范化、标准化，切实发挥档案在工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条档案是指各部门在工作活动当中形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的历史记录。

第三条档案以部门为单位，实行部门档案整理责任制。各部门指定本部门档案整理员，按规定做好本部门文件的收集、保管、归档工作。

第四条各部门在工作活动中形成的全部档案由各部门负责管理，在移交县档案馆档案资料范围的，年底统一将相关档案资料报镇党政办，并按县档案馆通知要求，由镇党政办统一报县档案馆整理归档。

第五条文件材料归档范围：凡是反映本镇工作活动，具有查考利用价值的各种文书、科技、会计、声像等文件材料，都应归档保存，具体分类如下：

1.本镇召开的党代会、人代会、团代会、妇代会及各种专业工作会议的文件及声像材料。

2.镇党委（扩大）会议，镇长办公会（联席会)的会议记录、纪要。

3.上级机关颁发的针对或涉及本镇的文件。

4.县以上人民代表、政协委员、党政领导视察、检查本镇工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等。

5.本镇关于各种问题的请示及上级的批复，行政村、镇属企业事业单位的请示及镇的批复。

6.镇党委、人大、政府及其各部门的工作计划、总结、报告。

7.镇及各部门成立、合并、撤销、变更、启用信印及其组织简则，人员编制、干部配备、劳动工资等文件材料。

8.镇及所属单位的干部、工人、党团员管理方面的工作材料。

9.本镇制定的规章、民约、条例等规范性文件材料。

10.本镇制发或汇总的综合或专业登记表、统计表和统计分析材料。

11.本镇有关区域变更、解决山林、地界、滩涂、水利纠纷，土地管理以及乡村规划建设、基本建设工程等方面的文件材料。

12.人民来信来访登记、领导批示、处理记录、调查处理报告及统计分析材料。

13.科学研究、科技推广等科研科普材料。

14.镇领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录。外出带回的与本乡镇有关的文件材料。

15.本镇对外联络、对外交流等外事活动形成的各种文件材料和音像材料。

16.本镇与国内外有关单位、个人签订的各种合同、契约、协议书。

17.本镇司法治安及民政工作文件材料。

18.镇财会工作中形成的报表、凭证、账簿等文件材料。

19.本镇各种评先创优活动中形成的文件材料及荣誉证书、锦旗、照片、录音录像等。

20.镇所辖区域的各类拔尖人才、县以上劳动模范的各种材料。

21.本镇编印的各种信息简报、大事记、年鉴、史志等材料的定稿、印本，录制的录像带及脚本。

第六条各部门档案工作人员必须忠于职守，保守秘密，钻研业务，努力提高自身政治素质和业务水平。

第二章文件材料的接收、整理、归档

第七条各部门负责人及有关人员要高度重视和支持档案整理工作，将该项工作列为部门及有关人员的职责范围。各部门工作人员办理完毕的文件材料要及时交本部门档案整理员保管，不得占为己有。各部门档案整理员对具有保存价值的档案材料，要收集齐全，及时归档。

第八条文件材料要考虑文件材料的数量多少和保管期限的不同组合整理归档，具体要求是：

1.归档的文件材料应当齐全完整。每份文件的正件与附件，印本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种材料形成的同一文件，应分别组合在一起，不得分开。

2.档案文件应按其形成的年度分别整理归档。跨年度的请示与批复在批复年度归档；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年归档；跨年度的总结、统计在针对年度的最后一年归档；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算归上年度档案；跨年度的会议文件在会议召开年度归档；协议、协定、合同等文件在签字年度归档。

3.文件的归档，按照按照“谁主办、谁归档”的原则办理。综合性文件由镇党政办负责归档。

4.归档文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前、附件在后；批转文件在前、被批转文件在后；法规性文件和其他重要文件定稿在前，历次稿在后。

5.归档的材料，应按规定格式，逐件认真填写文件目录。

6.纸质档案盒封面填写，字迹要工整、清晰；塑料档案盒应按规定格式打印封面。档案名称要简明扼要，反映档案盒内文件内容，保管期限划分准确。

7.档案装订要结实、美观，不影响阅读。

8.重要文件材料要全部扫描成PDF电子文档存档。影像档案存于专用移动存储介质或镇档案室专用电脑，分年度逐一标明时间、地点、中心内容等。

第十条各部门每年应报县档案馆归档的文件材料，应在次年3月底前全部移交镇档案室。

第十一条各部门归档完毕后，如又发现具有保存价值的文件，应及时交镇档案室整理归档。

第三章档案的保管和统计

第十二条档案室要保持清洁，做好防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作，档案室禁止吸烟，不得堆放杂物。

第十三条档案存放要平展，排列松紧要适当。发现文件破损或字迹失真的，要及时进行修补或复制。

第十四条档案室管理人员要注意档案的保存情况，发现问题，及时报告领导解决。

第十五条各部门档案工作人员调整工作岗位，要提前将本人保管的档案数量和状况交代清楚。

第十六条镇档案室应建立登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等进行统计。

第四章档案的利用

第十七条镇档案室要建立档案利用制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围和审批手续。

第十八条镇档案室管理人员要熟悉档案室档案情况，主动了解各部门对档案的需求，积极做好提供利用工作，并注意收集和掌握档案的利用效果。

第十九条镇档案室管理人员应根据工作需要，编制必要目录、索引等检索工具，提供利用，为各项工作服务。

第五章档案的鉴定和移交

第二十条镇档案室管理员应根据国家有关规定，结合工作实际，编制《档案材料保管期限表》，作为鉴定档案的依据。

第二十一条成立鉴定小组，定期对档案进行鉴定，及时调整档案密级，确定档案存毁，对失去保存价值的档案提出处理意见。对应销毁的档案做到手续齐全。

第二十二条镇档案室管理员根据规定，按时向县档案馆移交应进馆的档案。

第六章附 则

第二十三条会计档案的管理，按照《会计档案管理办法》等有关规定办理。

第二十四条档案的归档范围、保管期限、利用、保密等按有关规定执行。

第二十五条本办法自印发之日起实行。